Case Study · Manifatturiero B2B
Il preventivo che nessuno
riusciva a trovare. Risolto.
Un'azienda di infissi e serramenti con una rete di clienti B2B, agenti sul territorio e richieste che arrivavano da ogni direzione. Il problema non era produrre — era tracciare preventivi e stato ordini in ogni momento, su ogni canale.
Il problema
Tre canali. Nessuna regia.
L'azienda produceva infissi e serramenti per un mercato prevalentemente B2B: piccole ditte di installazione, imprese edili, rivenditori locali. Accanto a questi clienti diretti, una rete di agenti gestiva una parte significativa del portafoglio. E poi c'era il sito web, che riceveva richieste da clienti nuovi.
Tre canali di ingresso. Tre modi diversi di ricevere una richiesta. E nessun posto unico dove tutto questo si consolidasse in qualcosa di leggibile.
"Quando un cliente B2B chiamava per sapere a che punto era il suo ordine, dovevo andare in produzione a chiedere. Non avevo un altro modo."
Il preventivo arrivava via email, veniva lavorato internamente, trasformato in ordine — ma ogni passaggio era invisibile. Non per il cliente, che non aveva nessuno schermo su cui guardare. Non per la direzione, che non aveva una vista aggregata sullo stato delle commesse aperte. Non per l'agente, che sapeva quello che riusciva a chiedere per telefono.
La diagnosi
Quattro frizioni che si ripetevano ogni giorno.
Le richieste di preventivo arrivavano via email, telefono e form web senza un punto di raccolta unico. Alcune andavano perse. Altre venivano duplicate.
Non c'era un processo definito per trasformare un preventivo in ordine. La transizione avveniva a memoria, o con uno scambio di email che nessuno riusciva a ritrovare.
Gli stati di avanzamento della produzione esistevano nella testa delle persone in officina. Non erano consultabili da fuori, non erano sistematici, non erano condivisibili.
Il cliente B2B non aveva visibilità sul proprio ordine. L'unico modo per sapere era chiamare. Questo non è solo un fastidio — è un segnale che l'azienda non è organizzata.
Il problema non era la produzione — quella funzionava. Il problema era che tutta l'informazione rilevante sul ciclo di vita di una richiesta, dal primo contatto alla consegna, esisteva solo in forma frammentata: nelle email, nelle telefonate, nei fogli Excel, nelle conversazioni verbali in officina.
Il metodo
Abbiamo mappato prima di costruire.
Prima di scrivere una riga di codice, abbiamo trascorso settimane a capire come funzionava davvero l'azienda. Non come avrebbe dovuto funzionare secondo un manuale — come funzionava nella realtà, con le sue eccezioni, le sue abitudini non documentate, i suoi workaround diventati regola nel tempo.
Quello che abbiamo trovato era prevedibile ma importante da vedere scritto: ogni persona aveva il proprio sistema informale per gestire la propria parte del processo. Sistemi che funzionavano individualmente e si rompevano non appena la richiesta passava da una mano all'altra.
L'obiettivo non era sostituire i gestionali esistenti — amministrazione, magazzino, produzione erano già coperti. L'obiettivo era costruire il layer mancante: il sistema che connetteva l'esterno con l'interno, e che rendeva visibile a tutti — clienti, agenti, direzione — lo stato reale di ogni richiesta.
La soluzione
Un filo unico dalla richiesta alla consegna.
Abbiamo costruito un sistema web-based — accessibile da browser, senza installazioni — che segue ogni richiesta dall'inizio alla fine. Non un gestionale. Non un CRM. Il punto di contatto digitale tra l'azienda e il mondo esterno, integrato con i sistemi già in uso internamente.
Ricezione preventivo unificata
Tutte le richieste in ingresso — dal sito, dagli agenti, dai clienti B2B — confluiscono in un unico pannello. Niente va perso, niente viene duplicato. Ogni richiesta ha un numero, una data, un responsabile.
Conversione preventivo → ordine
Il passaggio da preventivo ad ordine avviene con un'azione deliberata, non per inerzia. L'ordine eredita tutte le informazioni del preventivo. Niente da riscrivere, niente da reinterpretare.
Stati di produzione tracciati
Ogni ordine ha una sequenza di stati definiti insieme all'azienda — non generici, ma precisi rispetto al loro processo reale. Ogni avanzamento viene registrato da chi lo produce, diventa immediatamente visibile a chi ne ha bisogno.
Portale clienti B2B
I clienti B2B accedono a un'area riservata dove vedono i propri ordini, lo stato di produzione aggiornato, i documenti allegati. Smettono di chiamare per sapere. L'azienda smette di rispondere a domande che il sistema può rispondere da solo.
Dashboard di controllo
La direzione ha una vista aggregata sulle commesse aperte, sui tempi medi di conversione, sui preventivi in attesa. Non è un report settimanale — è una lettura in tempo reale dello stato dell'azienda.
Integrazione
Non abbiamo sostituito niente.
Abbiamo connesso.
L'azienda aveva già un gestionale amministrativo, un sistema di magazzino, un software di produzione. Nessuno di questi è stato toccato. Il Digital Hub si è posizionato come layer esterno — raccoglie le richieste, le trasforma in ordini, traccia gli stati, espone le informazioni a chi ne ha diritto.
Quando un ordine cambia stato nel gestionale di produzione, quella variazione arriva nel sistema. Quando un cliente B2B consulta il portale, vede dati reali — non inseriti manualmente da qualcuno che fa da tramite. Il lavoro manuale di mediazione tra sistemi è scomparso.
HUB
Il Digital Hub raccoglie e distribuisce — senza sostituire i sistemi esistenti.
Risultati
Cosa è cambiato, concretamente.
Il risultato più importante non è misurabile in un numero. È che il titolare ha smesso di fare l'intermediario tra la produzione e i clienti B2B. Quel tempo è tornato disponibile per altro.
I clienti B2B, dal canto loro, hanno iniziato a percepire l'azienda diversamente. Non come un fornitore che rispondeva al telefono — come un partner che aveva i processi in ordine. Quella percezione vale quanto qualsiasi campagna commerciale.
Note · Come lavoriamo
Il software entra nei processi.
Non li ignora.
Questo tipo di progetto richiede tempo prima della prima riga di codice. Tempo per capire come funziona davvero l'azienda — non come è scritta nell'organigramma, ma come si muove ogni giorno.
Abbiamo incontrato le persone che usano i processi, non solo chi li gestisce. Abbiamo chiesto le stesse domande a più interlocutori, perché le incongruenze nelle risposte sono dove si nascondono i problemi reali.
Il risultato è un sistema che le persone usano davvero — perché è costruito su come lavorano già, non su come dovrebbero lavorare in teoria.
Iniziamo
Riconosci qualcosa
di familiare?
Se il ciclo preventivo–ordine–produzione della tua azienda assomiglia a quello che hai letto, vale la pena parlarne. Non un preventivo generico — una conversazione su come funziona il tuo processo.
Scrivici →hello@m15.it